Contesto di riferimento e problemi rilevati

Situazione iniziale
Dagli Uffici giudiziari arrivano all’ufficio di stato civile del comune, tramite l’Ufficio protocollo, tutta una serie di atti che comportano delle variazioni nelle banche dati anagrafica, di stato civile ed anche elettorale. Tra queste le separazioni, i divorzi, i cambiamenti di nome... 
Talvolta è il personale dei Servizi Demografici che viene incaricato di prelevare le sentenze direttamente dalla Cancelleria del Tribunale (oltre 1000 registrazioni l’anno).

Situazione attuale
Si intende utilizzare la Cancelleria Telematica come strumento di informatizzazione già in uso da tempo presso i tribunali della Regione Toscana. 

La Cancelleria Telematica è un progetto che si integra nell'insieme delle attività che la rete telematica regionale, in collaborazione con i diversi enti istituzionali, svolge per l'applicazione della legge 241.
La Cancelleria Telematica è un servizio online dedicato agli avvocati ed agli uffici pubblici che permette di ricevere via email la comunicazione di aggiornamento di atti e provvedimenti presi dal giudice per un determinato procedimento, senza il bisogno di recarsi di persona negli uffici giudiziari, allontanando quindi il rischio di perdere tempo con code e ritardi.

La banca dati utilizzata contiene tutte le informazioni (provvedimenti, allegati...) relativi ai fascicoli depositati presso la Corte di Appello di Firenze ed il Tribunale di Prato.

Obiettivi
Attivare un automatismo che consenta l’invio “sicuro” telematico all’Ufficio di Stato Civile del Comune degli atti che comportano una variazione dei dati del cittadino, limitando il più possibile lo spostamento del personale, code presso la cancelleria, disagi per il cittadino.

Descrizione
La proposta di utilizzo della Cancelleria Telematica da parte degli Uffici del Comune e’ emersa dal tavolo “Full Digital” di Prato, coordinato dalla Prefettura. In collaborazione con il Tribunale di Prato è stato possibile attivare un’assistenza di tipo training on the job che ha consentito al personale dell’Ufficio di Stato civile di prendere velocemente dimestichezza con il servizio web realizzato dalla Regione Toscana. 

Il meccanismo si articola nel seguente modo:
- l’ufficio protocollo del Comune scarica le segnalazioni che arrivano nella PEC del Comune dalla PEC del Tribunale e provvede ad inoltrare una comunicazione ai Servizi Demografici. La comunicazione ha come riferimento il numero di fascicolo del tribunale relativo alla sentenza;
- i servizi demografici dal sito di http://www.giustizia.toscana.it/ scaricano il documento associato al fascicolo, fanno la segnalazione al tribunale di acquisizione della segnalazione (attraverso la procedura) ed aggiornano le proprie banche dati in base a quanto riportato sulla copia della sentenza.

Risultati
Prima un dipendente del Comune provvedeva a prelevare dalla Cancelleria del Tribunale le sentenze con rilevanza per gli atti di stato civile con frequenza di circa 2 volte la settimana.
In Tribunale, personale specializzato della Cancelleria doveva reperire manualmente gli atti di competenza del Comune, farne una copia e consegnarla all’addetto. 
Il tutto ora avviene automaticamente; al momento della “registrazione informatica” della sentenza vengono attualizzate poche informazioni che indicano che la sentenza in questione riguarda il Comune di Prato. 

Il tipo di esperienza ed i risultati raggiunti possono essere replicati sui Comuni della Provincia in quanto, al momento, la possibilità di utilizzare la cancelleria telematica come descritto non è vincolata ad alcuna scelta tecnologica specifica.