Regolamento per il procedimento amministrativo, per il diritto di accesso e di informazione e per la tutela della riservatezza dei dati personali

Titolo III
Il diritto di accesso e di informazione

Articolo 19- L'Accesso e i documenti amministrativi

1. Per "accesso" si intende la possibilità di prendere conoscenza dei documenti amministrativi mediante visione o estrazione di copia ovvero mediante altra modalità idonea a consentire l'esame dell'atto, in qualsiasi forma ne sia rappresentato il contenuto.

2. È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica e di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dagli organi del Comune, comunque stabilmente detenuti dall'Ente e dallo stesso utilizzati ai fini della propria attivita' amministrativa.

3. Il diritto di accesso è garantito a chiunque vi abbia interesse. Si considera tale il titolare di un diritto soggettivo, di un interesse legittimo, ivi compresi i portatori di interessi diffusi.

4. L'accesso a tutti gli archivi informatici messi a disposizione del pubblico è libero.

Articolo 20 - Titolari del diritto di accesso

1. Sono titolari del diritto di accesso in particolare:

• a) tutti i cittadini italiani, i cittadini dell'Unione europea e gli stranieri regolarmente soggiornanti
• b) i Consiglieri comunali e circoscrizionali e gli altri soggetti ai quali il diritto di accesso è garantito da norme speciali;
• c) le persone giuridiche sia pubbliche che private;
• d) le associazioni, istituzioni, organizzazioni di volontariato, comitati portatori di interessi pubblici collettivi o diffusi.

2. I soggetti di cui al precedente comma motivano l'interesse di cui sono titolari.

3. Il diritto di accesso si esercita o direttamente od a mezzo di rappresentanti, tutori o curatori.

Articolo 21 - Documenti esclusi dal diritto di accesso

1. Tutti i documenti sono pubblici salvi i casi espressamente previsti dalla legge.

2. In particolare è vietato l'accesso:

• a) a documenti che riguardino strutture, mezzi, dotazioni, personale ed azioni strettamente strumentali alla tutela dell'ordine pubblico, alla prevenzione ed alla repressione della criminalità, con particolare riferimento alle tecniche investigative, alla identità delle fonti di informazione ed alla sicurezza dei beni e delle persone coinvolte, nonché all'attività di polizia giudiziaria e conduzione di indagini;
• b) ad atti e documenti che riguardino la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, giuridiche, gruppi, imprese, associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, socio-sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano titolari, quand' anche i dati siano forniti all'Amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono;
• c) a relazioni, rapporti interni agli uffici, che involgano valutazioni su dati sensibili delle persone. Sono altresì escluse dall'accesso: le note meramente interne d'ufficio, gli atti e i documenti relativi a controversie legali, sempre che ad essi non si faccia riferimento nei provvedimenti conclusivi dei procedimenti, nonché tutti quegli atti oggetto di vertenze giudiziarie la cui divulgazione potrebbe compromettere l'esito dei giudizi o dalla cui diffusione potrebbe derivare violazione del segreto istruttorio;
• d) ai seguenti documenti:
  - certificazioni sanitarie, cartelle cliniche, verbali di commissioni mediche;
  - atti giudiziari e non giudiziari relativi allo stato giuridico delle persone, notizie su pignoramenti, cessioni di stipendi, posizione giuridico-economica, tipo di delega sindacale, fascicoli personale di dipendenti o di altri di cui l'Amministrazione detenga, a qualsiasi Titolo, le informazioni; comunque tutti gli atti che riguardino la sfera squisitamente privata dei soggetti; atti del procedimento disciplinare, atti di valutazione del personale;
  - prospetto assenza dei dipendenti e cartellini marcatempo;
  - dati personali di candidati ad un concorso;
  - dati anagrafici, notizie personali, informazioni su problemi di handicap, su situazioni finanziarie o in genere di disagio sociale;
  - atti, materiale didattico, studi soggetti a limitazione di accesso di natura contrattuale;
  - atti di polizia giudiziaria, atti ed informazioni provenienti dall'autorità di Pubblica Sicurezza.

3. I dirigenti dei singoli servizi devono indicare annualmente, con apposito atto di determina, i documenti esistenti o depositati presso i propri uffici per i quali l'accesso è precluso.

4. E' in ogni caso garantita ai richiedenti la visione degli atti dei procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere i propri interessi giuridici, fermo restando l'esclusione di relazioni e rapporti contenenti valutazioni sulle persone, salvo che vengano richiamati da provvedimento finale.

5. Il Sindaco, con sua temporanea e motivata dichiarazione, puo' vietare l'esibizione di altri atti dalla cui diffusione possa derivare pregiudizio alla riservatezza di persone, di gruppi o di imprese.

Articolo 22- Differimento dell'accesso

1. L'accesso è differito nei seguenti casi:

• Elenco dei soggetti che nelle procedure per pubblici incanti hanno presentato le offerte (il divieto di accesso opera fino a che non sia scaduto il termine per la presentazione delle offerte);
• Elenco dei soggetti che hanno richiesto di essere invitati od hanno manifestato l'interesse all'invito nelle licitazioni private, appalto concorso, gara informale antecedente alla trattativa privata (il divieto opera fino a che non sia scaduto il termine per la presentazione delle offerte o sia individuato il soggetto per l'affidamento a trattativa privata);
• Verbali di gare ufficiose, verbali di commissione giudicatrice di appalto concorso, computi metrici estimativi, elenco prezzi unitari fino al momento dell'individuazione dell'affidatario dell'opera;
• Studi, progetti, istruttorie tecniche fino alla emissione del provvedimento finale.

Capo VII
Esercizio del diritto di accesso

Articolo 23 - Accesso informale

1. Il diritto di accesso può essere esercitato informalmente, con istanza anche solo verbale, presso l'ufficio identificato ai sensi del successivo articolo 25.

2. L'interessato dovrà far constare la propria identità e, se necessario, i propri poteri rappresentativi; dovrà inoltre fornire ogni riferimento utile per l'individuazione dell'atto o documento richiesto, nonché, la precisazione dell'interesse relativo all'oggetto della richiesta.

3. Sulla richiesta l'ufficio si pronuncia, se possibile, immediatamente e senza formalità; essa è accolta con l'indicazione della pubblicazione in cui è contenuta la notizia, l'esibizione o la consegna del documento, l'estrazione di copie e quanto si renda necessario allo scopo.

Articolo 24- Accesso formale

1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della istanza informale, o sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sussistenza dell'interesse, sull'accessibilità del documento, il richiedente è invitato a presentare domanda formale con i requisiti di cui al successivo comma.

2. Anche al di fuori dei casi sopraindicati il richiedente può sempre presentare richiesta formale, che verrà protocollata e della quale l'ufficio competente è tenuto a rilasciare ricevuta, intendendosi per tale anche il timbro apposto sulla copia della richiesta.

3. Il procedimento di accesso deve, comunque, concludersi nel termine di 30 giorni dalla presentazione dell'istanza attestata dalla data di protocollazione delle strutture di cui al successivo articolo 25. Trascorsi inutilmente 30 giorni dalla suddetta presentazione della richiesta, questa si intende rifiutata ed il titolare è legittimato a fare ricorso al difensore civico o all'autorità giudiziaria.

4. Qualora la richiesta sia irregolare od incompleta in quanto non consenta l'individuazione del documento richiesto o la legittimazione del richiedente, il dirigente responsabile è tenuto, entro 10 giorni dal ricevimento della richiesta stessa, ad informarne il richiedente con mezzo idoneo ad accertare la ricezione. L'informativa deve specificamente motivare le ragioni per le quali la richiesta non può essere accolta, indicando altresì gli elementi mancanti che il richiedente è tenuto ad integrare.

Il termine del procedimento ricomincerà dall'inizio a far tempo dalla presentazione della nuova istanza o dal completamento della precedente.

Articolo 25 - Modalità di accesso

1. Il cittadino esercita il diritto di accesso rivolgendosi direttamente all'ufficio che ha emanato il documento o che lo detiene, ovvero rivolgendosi all'U.R.P.

2. Per le richieste di copie conformi o autentiche rivolte all'U.R.P. ovvero qualora l'U.R.P. non abbia la disponibilità del documento amministrativo richiesto, quest'ultimo procede richiedendole all'ufficio che ha emanato il documento amministrativo o lo detiene;

3. Qualora sia richiesta copia dell'atto, l'U.R.P. provvede a procurare la copia dall'ufficio competente nel più breve tempo possibile e comunque in modo che sia rispettato il termine di cui all'articolo32 comma secondo, ed a convocare presso di sè il richiedente per la consegna della copia richiesta;

4. Qualora il responsabile della unità organizzativa competente a formare l'atto o a detenerlo stabilmente ritenga di non poter accogliere o di differire la richiesta, consegna il provvedimento motivato al richiedente o all'U.R.P che a sua volta lo trasmette al richiedente;

5. Qualora sia richiesta la sola visione di un documento amministrativo depositato presso un ufficio comunale, l'U.R.P. fissa con l'ufficio competente il giorno e l'ora per la visione e ne dà comunicazione al richiedente;

6. L'U.R.P. assicura, comunque, l'accesso ai documenti tecnici eventualmente in proprio possesso.

7. Qualora il richiedente, nella domanda scritta, abbia motivatamente richiesto copia del documento amministrativo in un termine più breve di quello previsto dall'articolo 32, secondo comma, l'U.R.P. o l'ufficio competente dovrà motivare l'eventuale mancato accoglimento della richiesta di abbreviazione del termine;

8. Ove la richiesta sia incompleta, il termine di cui all'articolo32, secondo comma, comincia a decorrere dalla data di completamento della richiesta;

Articolo 26 - Accesso mediante altro mezzo di invio della richiesta

1. La richiesta a mezzo posta, telefax o per via informatica deve essere indirizzata all'U.R.P.o all'ufficio competente il quale provvede ai sensi dell'articolo25, in quanto applicabile.

2. Su richiesta dell'interessato, la copia potrà essere trasmessa direttamente al recapito da questi indicato con addebito delle eventuali spese di riproduzione.

3. Sono liberamente acquisibili tutti i documenti contenuti in archivi informatici a disposizione del pubblico.

Articolo 27- Accesso ad archivi informatici

Il responsabile dell'ufficio competente cui appartiene l'archivio informatico provvede a consentire la visione salvaguardando i dati dalla distruzione, dalla perdita accidentale, dall'alterazione o dalla divulgazione non autorizzata.

Articolo 28 - Visione dei documenti

1. La visione dei documenti è gratuita. L'esame viene effettuato dall'interessato o da persona da lui incaricata in locali idonei e sotto la sorveglianza di personale addetto.

2. L'interessato ha facoltà di prendere appunti, di trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.

3. Salva comunque l'applicazione delle norme penali e civili, è vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo.

Articolo 29- Rilascio di copie

1. Il rilascio di copia di documenti amministrativi inseriti in Rete Civica è gratuito fino alle prime quattro facciate. Per le copie superiori alle quattro facciate si applicano i rimborsi del solo costo di riproduzione, secondo quanto stabilito dalla delibera di Giunta relativa ai diritti di copia, stampa, ricerca e visura.

2. Con propria deliberazione la Giunta determina periodicamente, in relazione ai costi effettivi di riproduzione dei documenti, i relativi rimborsi e fissa le modalità di pagamento anche anticipato delle somme dovute.

Articolo 30- Rilascio di copie conformi ed autenticate

1. L'interessato, per ottenere copia conforme o autenticata deve precisarlo nella richiesta.

2. Ai fini del rilascio di copie autenticate, oltre alle norme del presente regolamento, si applicano le disposizioni contenute nel DPR 445/2000 e successive modificazioni in quanto compatibili con la normativa vigente in materia di accesso, fatte salve le disposizioni vigenti in materia di bollo e di diritti di segreteria.

Articolo 31 - Ricorsi e reclami

1. In caso di diniego, esplicito o per decorso del termine, o di differimento del diritto di accesso, il richiedente può, oltre che presentare ricorso al T.A.R. ai sensi dell'articolo 25 comma 5 della L. 241/90, chiedere al Difensore civico che sia riesaminato l'atto emanato.

2. Se il Difensore civico ritiene illegittimo il diniego o il differimento disposto, lo comunica a chi ha emanato il relativo provvedimento. Se questi non emana provvedimento confermativo motivato entro trenta giorni dal ricevimento della comunicazione del Difensore civico l'accesso è consentito.

Articolo 32- Termini del procedimento

1. La visione degli atti o il rilascio di copie sono assicurati con immediatezza, compatibilmente con le esigenze dell'ufficio e comunque entro il termine di cui al comma successivo.

2. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di trenta giorni decorrenti dalla ricezione della richiesta da parte dell'Ufficio Relazioni col Pubblico o dell'ufficio competente.

3. Ai sensi dell'articolo 25, quarto comma , della Legge 7.8.1990 n. 241, decorsi inutilmente trenta giorni dalla ricezione della richiesta da parte dell'U.R.P., questa si intende respinta.

Articolo 33- Responsabile del procedimento sull'accesso

1. Responsabile del procedimento sull'accesso è il dirigente del singolo servizio.

2. Il dirigente ha il dovere di assicurare la massima collaborazione per l'esercizio da parte dei cittadini del diritto d'accesso agli atti ed ai documenti.

3. Il dirigente può nominare, con proprio atto, presso ogni singolo servizio il responsabile del procedimento sull'accesso.

4. Salvo che il fatto non costituisca violazione di norme penali, il responsabile del procedimento di accesso che, senza giustificato motivo, rifiuti l'accesso è assoggettato a procedimento disciplinare.

5. Presso ogni ufficio deve essere appositamente indicato, sulla porta d'ingresso, il nominativo del responsabile, con indicazione dell'attività espletata.

Capo VIII
Diritto all'informazione

Articolo 34 - Garanzia del diritto

1. L'Amministrazione Comunale di Prato assicura e garantisce a tutti i cittadini il diritto di accedere alle informazioni di cui dispone, relative all'attività da essa svolta o posta in essere da istituzioni, aziende speciali ed organismi che esercitano funzioni di competenza del Comune.

2. Tutti i cittadini hanno il diritto all'informazione sullo stato e sull'iter procedurale degli atti, dei progetti, dei provvedimenti che li riguardino.

3. Il Comune promuove e realizza interventi diretti per l'informazione dei cittadini. La scelta degli interventi viene effettuata con la collaborazione degli organismi rappresentativi, degli istituti di partecipazione popolare ed è finalizzata ad assicurare la migliore informazione ai cittadini sulle attività del Comune.

Articolo 35 - Pubblicità sull'attività amministrativa

1. L'Amministrazione comunale rende pubblici con idonei mezzi:

• i dati di natura economica attinenti le scelte di pianificazione, in particolare, quelli relativi alla destinazione delle risorse disponibili, sia ordinari che straordinari nonchè i dati relativi ai costi di gestione dei servizi;
• i dati relativi all'inquinamento chimico, fisico, biologico e radiottivo di terra, acqua, aria, alimenti e bevande, nonchè potenziale di rischio per la salute pubblica, raccolti od eventualmemte in possesso dell'Amministrazione comunale;
• i criteri e le modalità cui essa si attiene nella concessione di contributi, sovvenzione, sussidi ed ausili finanziari, vantaggi economici di qualunque genere a persone ed enti pubblici e privati;
• i criteri e le modalità d'appalto di opere pubbliche e di forniture di beni e di servizi;
• gli iscritti all'albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica.

2. Parimenti i Consigli di Circoscrizione devono dare ampia informazione sul loro operato nelle materie di propria competenza o ad essi delegate.

3. Per favorire la diffusione delle informazioni ai cittadini l'amministrazione promuove il decentramento dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico presso ciascuna sede circoscrizionale mediante collegamento con strumenti informatici od altri mezzi idonei.

Articolo 36 - Raccolta di direttive circolari

1. Allo scopo di favorire i cittadini nell'esercizio dei loro diritti sono raccolte presso l 'Ufficio Relazioni con il Pubblico, le direttive, i programmi, le istruzioni, le circolari ed ogni atto che dispone in generale sull'organizzazione, sulle funzioni, sugli obiettivi, sui procedimenti amministrativi, nonché ogni documento in cui si determina l'interpretazione di norme giuridiche o si dettano disposizioni per l'applicazione di esse.